POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

INTRODUCCIÓN

La aprobación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, (en adelante la “Ley 2/2023”), obliga tanto al sector público como al sector privado a contar con canales internos de información diseñados e implantados para proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten potenciales infracciones. Concretamente, tal como se expresa en el art. 13 de la Ley 2/2023 todas las entidades que integran el sector público estarán obligadas a disponer de un Sistema interno de información incluyéndose entre las mismas, las fundaciones del sector público, tal como se expresa en su aptdo.1 letra f).

LA ENTIDAD, por medio de esta Política, se compromete a adoptar las medidas necesarias para impedir cualquier tipo de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación, como medio para salvaguardar y proteger a las personas que comunican de buena fe información sobre actos u omisiones que contravengan la mencionada ley, el Código de Ética y Conducta de LA ENTIDAD o a la normativa interna y procedimientos de esta institución.

 

PRINCIPIOS GENERALES

El objetivo de esta Política es establecer los Principios que rigen la actuación de LA ENTIDAD en la implantación del Sistema Interno de Información y protección del informante, de acuerdo con lo recogido en la Ley 2/2023.

1. Garantizamos la accesibilidad al Sistema Interno de Información y protección del informante: el Sistema Interno de información debe permitir comunicar, ya sea por escrito, verbalmente o presencialmente, la información sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción a todas las personas incluidas en su ámbito de aplicación.
2. Garantizamos, mediante la actuación independiente del/de la Responsable del Sistema, la exhaustividad, integridad y confidencialidad de la información, la prohibición del acceso no autorizado, el almacenamiento duradero de la información y el respeto a la buena fe. El Sistema Interno de información será gestionado por el/la responsable con total independencia y autonomía respecto del resto de áreas de LA ENTIDAD.
3. Garantizamos la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier persona mencionada en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma. El canal interno de información permitirá incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
4. Garantizamos la protección de los datos personales de las personas afectadas, en cumplimiento de la legalidad vigente en esta materia.
5. Garantizamos el secreto de las comunicaciones.
6. Garantizamos la seguridad y protección de las personas informantes y afectadas.
7. Garantizamos la presunción de inocencia y respeto al honor de las personas afectadas.

 

ÁMBITO DE APLICACIÓN

a) La presente Política resulta de aplicación a todos los miembros de LA ENTIDAD que informen, a través de los procedimientos en ella previstos, de:

• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves en contra o que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
• Conductas que puedan implicar, por acción u omisión y por parte de un miembro de LA ENTIDAD, hechos que tengan una efectiva implicación en la relación profesional con LA ENTIDAD de la persona a la que se refiera la comunicación, relacionados con la comisión en un contexto laboral o profesional de algún acto contrario a las normas de actuación del Código Ético de LA ENTIDAD o a las demás disposiciones del sistema normativo interno.
• Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.

Se consideran miembros de LA ENTIDAD los que en cada momento sean empleados y colaboradores de la entidad.

b) Esta Política resulta también aplicable a los informantes que, no siendo miembros de LA ENTIDAD, hayan obtenido información sobre alguna de las acciones u omisiones referidas en el apartado anterior en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso a:

• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de LA ENTIDAD, sus contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Personas que hayan sido en el pasado miembros de LA ENTIDAD, habiendo ya finalizado su relación laboral o estatutaria con la entidad.
• Voluntarios y becarios, con independencia de que perciban o no una remuneración.
• Personas cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

 

SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

El Sistema Interno de Información a que se refiere la presente Política es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en Ley 2/2023.
El Sistema Interno de Información se compone, principalmente, del canal de comunicación habilitado para la recepción de las comunicaciones previstas en el ámbito de aplicación de esta Política, del Responsable del Sistema y del procedimiento de gestión que deberá seguirse para la tramitación de las referidas comunicaciones.

 

CREACIÓN DEL CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

En el Sistema Interno de Información se integra por el Canal Denuncia, que es el cauce preferente para la comunicación de las conductas previstas en el apartado 3 de esta Política.

El mencionado Canal Interno de Información permite:

1. Realizar comunicaciones por escrito, en las condiciones previstas en la Ley 2/2023.
2. Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
3. La presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
4. Informar a quienes realicen la comunicación a través del mismo, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades e instituciones competentes.
5. La recepción de cualesquiera otras comunicaciones o informaciones no comprendidas en el ámbito establecido en el apartado 3 de esta Política, si bien dichas comunicaciones y sus remitentes quedarán fuera del ámbito de aplicación y protección dispensado por la misma.
6. Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar la confidencialidad de las comunicaciones que sean enviadas por canales que no son los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento (quienes deberán remitirla inmediatamente al Responsable del SII).

 

EL RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

1. Las personas Responsables del Sistema será un órgano colegiado o persona, de forma interna o externa, con las características previstas en el artículo 8 de la Ley 2/2023.
2. Se comunicará a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, de conformidad con lo previsto en el artículo 8.3 de la Ley 2/2023, los nombramientos de los miembros del órgano colegiado Responsable del Sistema, en el plazo de diez días desde su designación. También se notificarán eventualmente, en el mismo plazo, sus ceses, dimisiones y las razones que los justifican.
3. En el ejercicio de sus funciones, las personas Responsables del Sistema no recibirán instrucciones de ningún superior, no estarán sometidos a jerarquía dentro del órgano colegiado, ni pueden ser removidos de sus puestos por cuestiones relacionadas con su legítima participación en el Sistema interno de información.

 

PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la Ley 2/2023 se regirán por lo dispuesto en el RGPD, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDPGDD), en cumplimiento de lo que, a tales efectos, se determina en la Ley 2/2023.
El Sistema interno de Información debe impedir el acceso no autorizado, preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, con especial atención a la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.
La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, y estos casos estarán sujetos a las salvaguardas establecidas en la normativa aplicable.
Si la información recibida contuviera categorías especiales de datos personales, sujetos a protección especial, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del RGPD, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/2023.
En todo caso, no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la LOPDPGDD.

 

MEDIDAS DE PROTECCIÓN DEL INFORMANTE

Las personas que comuniquen infracciones tendrán derecho a las medidas de protección establecidas en la Ley 2/2023, siempre que concurran las circunstancias siguientes:

1. Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de esta política.
2. La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en esta política y en la Ley 2/2023.

Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la Ley 2/2023 aquellas personas que comuniquen o revelen:

• Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las causas siguientes:

• • Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
  • Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de esta política.
  • Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
  • Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.•
    Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
• Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
• Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el ámbito de esta política.

 

MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS AFECTADAS

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de
acceso al expediente en los términos previstos en la Ley 2/2023, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

 

APROBACIÓN, ENTRADA EN VIGOR Y DIFUSIÓN

La presente Política será efectiva desde el momento de su aprobación por parte de la Dirección de LA ENTIDAD, procediendo a su publicación en las páginas web corporativas de la entidad.
La presente Política será revisada y actualizada siempre que resulte necesario practicar cualesquiera modificaciones.